Formato de certificados de las retenciones

Contexto y normativas

El formato de los certificados de las retenciones está regulado por la normativa vigente en materia tributaria. Esta normativa establece los requisitos que deben cumplir los certificados para que sean válidos y puedan ser utilizados por los contribuyentes para acreditar las retenciones practicadas.

La normativa que regula el formato de los certificados de las retenciones es la siguiente:

• Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
• Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
• Orden EHA/3389/2007, de 30 de noviembre, por la que se aprueba el modelo de certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Estos textos legales establecen los requisitos que deben cumplir los certificados de las retenciones para que sean válidos. Estos requisitos son los siguientes:

• El certificado debe estar expedido por el pagador de los rendimientos.
• El certificado debe contener los siguientes datos:
  • Nombre, apellidos y NIF del pagador.
  • Nombre, apellidos y NIF del contribuyente.
  • Ejercicio fiscal al que se refiere el certificado.
  • Importe de los rendimientos íntegros.
  • Importe de las retenciones practicadas.
  • Tipo de retención aplicado.
• El certificado debe estar firmado por el pagador o por su representante legal.

Los certificados de las retenciones deben ser entregados a los contribuyentes antes del 31 de enero del año siguiente al que se refiere el certificado. Los contribuyentes deben conservar los certificados de las retenciones durante un plazo de cuatro años.

Procedimientos de retenciones

¿Qué son las retenciones?

Las retenciones son cantidades que se restan de los rendimientos del trabajo o de las actividades económicas, para ingresarlas directamente a la Agencia Tributaria. Estas cantidades se consideran como un anticipo del impuesto sobre la renta y se descuentan de la cantidad que el contribuyente debe pagar al hacer la declaración de la renta.

¿Quién está obligado a hacer retenciones?

Están obligados a hacer retenciones los siguientes sujetos:

• Las personas físicas o jurídicas que paguen rendimientos del trabajo.
• Las personas físicas o jurídicas que paguen rendimientos de actividades económicas.
• El Estado y las administraciones públicas.
• Las entidades gestoras de la Seguridad Social.
• Las entidades colaboradoras de la Seguridad Social.

¿Qué rendimientos están sujetos a retención?

Están sujetos a retención los siguientes rendimientos:

• Rendimientos del trabajo.
• Rendimientos de actividades económicas.
• Rendimientos de capital mobiliario.
• Rendimientos de capital inmobiliario.
• Ganancias y pérdidas patrimoniales.
• Rendimientos de actividades profesionales.

¿Cómo se calculan las retenciones?

Las retenciones se calculan aplicando un porcentaje al importe de los rendimientos. El porcentaje de retención varía en función del tipo de rendimiento y de la situación personal del contribuyente.

¿Cómo se pagan las retenciones?

Las retenciones se pagan al ingresar la declaración de la renta. El contribuyente puede elegir entre ingresar las retenciones directamente a la Agencia Tributaria o solicitar que se deduzcan de la cantidad a devolver.

¿Qué sucede si no se ingresan las retenciones?

En caso de no realizar el ingreso de las retenciones en el plazo establecido, el contribuyente deberá pagar los intereses de demora correspondientes. También podrá ser sancionado con una multa.

¿Cómo se pueden recuperar las retenciones?

Si el contribuyente ha pagado más retenciones de las que le corresponden, puede solicitar su devolución a la Agencia Tributaria. La devolución de las retenciones se puede hacer mediante la declaración de la renta o mediante una declaración complementaria.

Guías, códigos y formularios

La normativa española establece una serie de guías, códigos y formularios que se utilizan para la expedición de certificados de retención. Estas herramientas brindan a los contribuyentes y a los profesionales de la contabilidad una estructura clara y estandarizada para la presentación de información relacionada con las retenciones.

Códigos y guías

Existen dos códigos principales que se utilizan en los certificados de retención:

• Código 01: Se utiliza para indicar que la retención se ha practicado sobre rendimientos del trabajo. • Código 02: Se utiliza para indicar que la retención se ha practicado sobre rendimientos de actividades económicas.

Además de estos códigos, también se utilizan una serie de guías que proporcionan instrucciones específicas sobre cómo completar los certificados de retención. Estas guías incluyen:

• Guía práctica para la cumplimentación del certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. • Guía práctica para la cumplimentación del certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de No Residentes. • Guía práctica para la cumplimentación del certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre Sociedades.

Formularios

Existen dos formularios principales que se utilizan para la expedición de certificados de retención:

• Modelo 111: Se utiliza para certificar las retenciones practicadas sobre rendimientos del trabajo y de actividades económicas. • Modelo 112: Se utiliza para certificar las retenciones practicadas sobre rendimientos de capital mobiliario e inmobiliario, ganancias y pérdidas patrimoniales y rendimientos de actividades profesionales.

Estos formularios se pueden descargar desde el sitio web de la Agencia Tributaria.

Estructura de los formularios

Ambos formularios se dividen en dos secciones principales:

• Sección 1: Información del pagador. • Sección 2: Información del contribuyente.

La sección 1 del formulario incluye los siguientes datos:

• Nombre, apellidos y NIF del pagador. • Domicilio fiscal del pagador. • Código postal y municipio del pagador. • Provincia del pagador. • Teléfono de contacto del pagador. • Correo electrónico del pagador.

La sección 2 del formulario incluye los siguientes datos:

• Nombre, apellidos y NIF del contribuyente. • Domicilio fiscal del contribuyente. • Código postal y municipio del contribuyente. • Provincia del contribuyente. • Teléfono de contacto del contribuyente. • Correo electrónico del contribuyente.

Además de estas dos secciones, los formularios también incluyen una serie de casillas en las que se debe consignar información adicional, como el importe de los rendimientos, el importe de las retenciones practicadas y el tipo de retención aplicado.

Ejemplos numéricos

Para ilustrar mejor el formato de los certificados de las retenciones, proporcionamos algunos ejemplos numéricos que te permitirán comprender mejor la estructura y el contenido de estos documentos.

Ejemplo 1: Certificado de retenciones de un empleado

Consideremos el caso de un empleado llamado José García Sánchez, con NIF 12345678-A, que trabaja para la empresa XYZ, S.A., con NIF 98765432-B. Durante el año 2023, José García Sánchez recibió un salario bruto de 20.000 euros. La empresa XYZ, S.A., le aplicó una retención del 15% sobre su salario, lo que equivale a 3.000 euros.

El certificado de retenciones que la empresa XYZ, S.A., emitirá a José García Sánchez tendrá el siguiente formato:

Ejemplo 2: Certificado de retenciones de un autónomo

Ahora, consideremos el caso de un autónomo llamado Juan Pérez Rodríguez, con NIF 78901234-C, que durante el año 2023 obtuvo unos ingresos de 30.000 euros por su actividad económica. Juan Pérez Rodríguez está obligado a realizar una retención del 15% sobre sus ingresos, lo que equivale a 4.500 euros.

El certificado de retenciones que Juan Pérez Rodríguez deberá emitirse a sí mismo tendrá el siguiente formato:

Estos son solo dos ejemplos de certificados de retenciones. El formato específico del certificado puede variar en función del tipo de rendimiento y del pagador. Sin embargo, la información básica que debe incluirse en el certificado siempre es la misma: nombre, apellidos y NIF del pagador y del contribuyente, ejercicio fiscal al que se refiere el certificado, importe de los rendimientos íntegros, importe de las retenciones practicadas y tipo de retención aplicado.

Plazos, obligaciones y sanciones

Como ya hemos comentado, el artículo 97 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas establece que el pagador de los rendimientos del trabajo y de las actividades económicas debe expedir a los percipientes un certificado que acredite las retenciones practicadas durante el ejercicio fiscal.

Plazos

El plazo para expedir los certificados de retenciones es el siguiente:

• Para los rendimientos del trabajo: antes del 31 de enero del año siguiente al que se refieren.
• Para los rendimientos de actividades económicas: antes del 31 de marzo del año siguiente al que se refieren.

Obligaciones

El pagador de los rendimientos está obligado a:

• Expedir el certificado de retenciones a todos los percipientes de rendimientos del trabajo y de actividades económicas.
• Entregar el certificado de retenciones al perceptor antes del plazo establecido.
• Conservar una copia del certificado de retenciones durante un plazo de cuatro años.

Sanciones

El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 97 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas puede dar lugar a las siguientes sanciones:

• Multa de 100 a 500 euros por cada certificado de retenciones no expedido o no entregado en plazo.
• Multa de 100 a 500 euros por cada certificado de retenciones que no contenga los datos requeridos.
• Multa de 100 a 500 euros por cada certificado de retenciones que no esté firmado por el pagador o por su representante legal.

Además de las sanciones administrativas, el incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 97 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas puede dar lugar a responsabilidades penales.

El artículo 310 del Código Penal establece que el pagador de los rendimientos que no expida o no entregue el certificado de retenciones en el plazo establecido puede ser condenado a una pena de prisión de seis meses a tres años o a una multa de seis a 36 meses.

El artículo 311 del Código Penal establece que el pagador de los rendimientos que expida un certificado de retenciones falso o incompleto puede ser condenado a una pena de prisión de seis meses a tres años o a una multa de seis a 36 meses.

Tipología de certificados

Existen diferentes tipos de certificados de retenciones, cada uno con sus propias características y requisitos. Los más comunes son los siguientes:

Certificado de retenciones de un empleado

Este certificado se expide a los empleados por parte de su empresa o empleador. Contiene información sobre el salario bruto del empleado, las retenciones practicadas y el tipo de retención aplicado. El certificado de retenciones de un empleado se utiliza para calcular el impuesto sobre la renta del empleado.

Certificado de retenciones de un autónomo

Este certificado se expide a los autónomos por parte de la Agencia Tributaria. Contiene información sobre los ingresos del autónomo, las retenciones practicadas y el tipo de retención aplicado. El certificado de retenciones de un autónomo se utiliza para calcular el impuesto sobre la renta del autónomo.

Certificado de retenciones de un arrendador

Este certificado se expide a los arrendadores por parte del inquilino. Contiene información sobre la renta del alquiler, las retenciones practicadas y el tipo de retención aplicado. El certificado de retenciones de un arrendador se utiliza para calcular el impuesto sobre la renta del arrendador.

Certificado de retenciones de un profesional

Este certificado se expide a los profesionales por parte del cliente. Contiene información sobre los honorarios del profesional, las retenciones practicadas y el tipo de retención aplicado. El certificado de retenciones de un profesional se utiliza para calcular el impuesto sobre la renta del profesional.

Certificado de retenciones de un premio

Este certificado se expide a los ganadores de premios por parte del organizador del premio. Contiene información sobre el importe del premio, las retenciones practicadas y el tipo de retención aplicado. El certificado de retenciones de un premio se utiliza para calcular el impuesto sobre la renta del ganador del premio.

Estos son solo algunos de los tipos de certificados de retenciones más comunes. Existen otros tipos de certificados que se pueden utilizar para diferentes propósitos. Si tiene alguna duda sobre qué tipo de certificado necesita, puede consultar con la Agencia Tributaria.

Ejemplo de formato de certificado

El certificado de retenciones es un documento que acredita que el pagador ha retenido una parte de los rendimientos del trabajo o de las actividades económicas del contribuyente y la ha ingresado en la Agencia Tributaria.

El certificado debe estar expedido por el pagador de los rendimientos y debe contener los siguientes datos:

• Nombre, apellidos y NIF del pagador.
• Nombre, apellidos y NIF del contribuyente.
• Ejercicio fiscal al que se refiere el certificado.
• Importe de los rendimientos íntegros.
• Importe de las retenciones practicadas.
• Tipo de retención aplicado.

El certificado debe estar firmado por el pagador o por su representante legal.

El modelo de certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas está aprobado por la Orden EHA/3389/2007, de 30 de noviembre.

El certificado de retenciones se puede descargar desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

También se puede obtener el certificado de retenciones en las oficinas de la Agencia Tributaria.

El certificado de retenciones es un documento muy importante, ya que es necesario para declarar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

El certificado de retenciones también es necesario para solicitar la devolución de las retenciones practicadas.

Si no se dispone del certificado de retenciones, se puede solicitar un duplicado al pagador de los rendimientos.

El duplicado del certificado de retenciones debe ser expedido por el pagador de los rendimientos y debe contener los mismos datos que el original.

El duplicado del certificado de retenciones debe ser firmado por el pagador o por su representante legal.

El duplicado del certificado de retenciones también se puede obtener en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o en las oficinas de la Agencia Tributaria.

Ejemplos de Formato de certificados de las retenciones